So funktioniert Recruiting bei Apps with love

Editor's Note Januar 2024
Seit wir 2020 diesen Blogbeitrag geschrieben haben, haben sich ein paar Dinge verändert. Corona beeinflusst unseren Alltag glücklicherweise nicht mehr so stark und unser Team ist weiter gewachsen.

Grundsätzlich gleich geblieben ist der Ablauf im Recruiting Prozess. Wir legen viel Wert darauf, potenzielle Kandidat*innen so gut wie möglich kennenzulernen und ihnen bei einem Probetag vor Ort einen möglichst realistischen Einblick in unseren Arbeitsalltag zu geben. 
Im Vergleich zu vor Corona führen wir die Erstgespräche allerdings vermehrt online durch, da sich Videocalls in den letzten Jahren doch noch etwas mehr etabliert haben. Was es dabei zu beachten gilt und einige Tipps haben wir im letzten Abschnitt beschrieben. 

Wir hoffen dieser Beitrag hilft dir, den Recruiting Prozess bei Apps with love kennenzulernen und dich auf ein potentielles Bewerbungsgespräch vorzubereiten.

Wie einige von euch vielleicht wissen, ist Apps with love in den vergangenen Jahren gesund aber stetig gewachsen. Inzwischen sind wir ein Team aus 36 Expert*innen verteilt auf die zwei Standorte Bern und Basel. Auch aktuell suchen wir weitere Unterstützung und befinden uns überdies mitten im Recruiting Prozess, um eine Stelle im Projektmanagement zu besetzen.

Nun hat das Coronavirus diesen Prozess natürlich etwas ins Stocken gebracht. Wieso das so ist und wie wir generell neue Talente finden, erklären wir im Blog.

Wieso das persönliche Kennenlernen für uns wichtig ist

Als Unternehmen, das sehr viel Wert auf seine Kultur legt und auf ein eingespieltes Team stark angewiesen ist, erachten wir es als sehr wichtig, uns für das Kennenlernen von neuen Teammitgliedern genügend Zeit zu lassen. Konkret bedeutet das, dass Kandidat*innen einen mehrstufigen Prozess durchlaufen:  

Das Rekrutieren ist für alle Beteiligten ein sehr persönlicher Prozess. Daher lassen wir uns auch eher vom persönlichen Eindruck leiten als von vielen Daten, E-Recruiting Tools und Datenbanken. Elektronische Tools, insbesondere zur Kommunikation und dem Ausschreiben von zu besetzenden Stellen, nutzen wir selbstverständlich auch. Wir setzen aber stark auf unser Netzwerk und auf analoge Prozesse anstelle von E-Recruiting.

Die ersten Schritte im Bewerbungsprozess

Dass ein Profil passt, wissen wir dank Lebenslauf, Ausbildungen und Berufserfahrung meist bereits vor dem ersten Kennenlernen. Aufgrund dieser Eckdaten trifft das HR-Team eine erste Vorauswahl. Im internen Gespräch mit Mitgliedern des Teams, welches zusätzliche Unterstützung sucht - also zum Beispiel dem Design-Team oder dem Projektmanagement-Team - wird dann geklärt, wer für eine Vorauswahl in Frage kommt. Bei der Vorauswahl werden die ersten “handfesten” Daten geklärt, so dass wir entscheiden können, ob ein näheres Kennenlernen Sinn macht. Zu diesen Daten gehört eine ungefähre Lohnvorstellung, ein mögliches Startdatum und bei Praktika beispielsweise auch die gewünschte Dauer des Praktikums.

Das erste Treffen

Die ersten Eckdaten aus der Vorselektion sind wichtig, aber natürlich gibt es noch viele detaillierte Fragen, die während eines Recruiting Gesprächs diskutiert werden. Dennoch ist es vor allem der Mensch hinter dem potentiellen neuen Teammitglied, der uns interessiert. Was für Fragen stehen im Raum? Könnte der/die Bewerber*in sich vorstellen, in einer Firma mit einer sorgsam gepflegten Unternehmenskultur zu arbeiten? Könnte in einem Arbeitsumfeld, wie dem unseren - mit unseren Strukturen, relativ wenigen Prozessen und eher flachen Hierarchien - in Eigenverantwortung und dem Geist eines Entrepreneurs das volle Potential ausgeschöpft und die Rolle entsprechend bekleidet werden?

Diese Fragen klären sich üblicherweise im Verlauf eines ersten Gesprächs in unseren Büroräumlichkeiten. Unter Umständen, in welchen ein physisches Erstgespräch nicht möglich ist, stellt das Kennenlernen einer Person eine Herausforderung dar. Zwar sind wir so gut vernetzt wie nie zuvor und mit Video Calls ist vieles möglich - jedoch vermögen diese ein persönliches Gespräch nicht gänzlich zu ersetzen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass beim Recruiting per Skype, Hangout, Zoom, etc. gewisse Dinge berücksichtigt werden. Wichtige Tipps für gutes Video-Conferencing, geben wir am Ende dieses Artikels.

Darauf achten wir beim ersten Kennenlernen

Generell ist es wichtig, den Bewerbenden ein Gefühl der Sicherheit zu vermitteln. Eine kurze Vorstellungsrunde aller Gesprächspartner zu Beginn lockert die Stimmung auf und es ist allen klar, wer zuhört und welche Rolle er/sie im Unternehmen bekleidet. Der/Die Kandidat*in hat in der Zwischenzeit die Möglichkeit, sich selbst vorzubereiten, um sich und seinen Werdegang mit eigenen Worten zu präsentieren. Die Teilnehmenden kennen ja meistens nur die Bewerbungsunterlagen, da der erste Kontakt grösstenteils zwischen HR und Kandidat*in stattfindet.

Eine lockere und sichere Atmosphäre die von Offenheit und Akzeptanz geprägt ist, erlaubt Authentizität von beiden Seiten: Bewerbende erhalten einen Einblick in die Stimmung und den Umgang in unserem Unternehmen und können gleichzeitig etwas über ihren Charakter preisgeben. Dennoch ist es essentiell, dass ein solches Gespräch nicht ins Leere läuft. Idealerweise ist das Gespräch strukturiert und hat einen roten Faden. Offene Fragen zu stellen und zwar gerne von beiden Seiten, ist ebenfalls sehr wichtig. Es sollte nicht zum Monolog werden. Meistens gibt dies schon einen guten ersten Hinweis darauf, ob das Gespräch nun möglichst offen und natürlich stattgefunden hat und der notwendige, zündende Funken gesprungen ist ;).

Das weitere Vorgehen bei gegenseitigem Interesse

Ist das erste Gespräch positiv verlaufen, laden wir Bewerbende zu einem Schnuppertag/ Assessment ein. Wir erachten es als inadäquat diesen Prozess zu digitalisieren. Es ist für Apps with love fundamental, dass zukünftige Teammitglieder einen Tag im Office erleben. Allfällige Fragen wie; für wen würde ich in Zukunft arbeiten, entspricht das Leitbild wirklich der Realität im Betrieb, in welchem Team würde ich arbeiten und was wären meine Aufgaben, können in dieser Form besser beantwortet und erlebbar gemacht werden. 

Idealerweise können Bewerbende nach dem Schnuppertag sagen: «Ach, so würde also mein Arbeitstag als neues Teammitglied der Firma aussehen!» Die wichtigsten Fragen sind geklärt und geben gleichzeitig beiden Seiten eine optimale Möglichkeit um zu erkennen, ob die richtige Person auf das richtige Schiff “onboarded”.

Die schwierige Entscheidung

Die Entscheidung für oder gegen eine neue Arbeitsstelle, respektive für oder gegen ein neues Teammitglied kann schwerer oder einfacher fallen - auf die leichte Schulter nehmen sollte sie aber niemand. Denn es ist für beide Seiten eine Entscheidung die einen grossen Einfluss hat und nicht eben schnell wieder rückgängig gemacht werden kann. Es lohnt sich also, genau hinzuschauen, sich reiflich Gedanken zu machen und sich dann mit umso mehr Nachdruck zu entscheiden. Was bleibt sind dann die letzten vertraglichen Details. Bei uns sind die meist aber nicht sehr kompliziert: Lohnfragen beantwortet unser Lohnmodell, und dank dem Probetag sind auch die zukünftige Rolle und die zugehörigen Hauptaufgaben klar.

Fazit

Perfekte Entscheidungen sind schwierig und manchmal erkennt man auch erst über längere Zeit, dass sich der Job oder die Zusammenarbeit nun doch nicht ganz so gut anfühlt wie man gehofft hat. Dennoch haben wir mit unserem Prozess insgesamt sehr gute Erfahrungen gemacht: Die Fluktuation ist sehr tief und Abgänge haben immer gut erklärbare Gründe. Wir glauben vielmehr an das richtige als an ein möglichst grosses Team. Und somit lohnt es sich, sich beim Recruiting genügend Zeit zu nehmen und sich viel Gedanken dazu zu machen.

Nun aber noch - passenden zur aktuellen Zeit - einige Tipps und Tricks für gute Online-Gespräche:

Die Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Gespräch per Videocall

Wir haben in den letzten Wochen, aber auch schon früher, in Online-Interviews und anderen Kennenlern-Gesprächen via Videocall, wertvolle Erfahrungen gesammelt, die wir gerne teilen:

Inzwischen dürfte dies für die Wenigsten noch etwas neues sein, aber idealerweise hat man im Zuhause ein ruhiges Plätzchen, wo man sich von ablenkendem Lärm zurückziehen und welches zeitweise als Büro genutzt werden kann. Mit Ablenkung sind nicht nur Kinder, welche während einem Hangout-Meeting vergnügt im Hintergrund und nur mit einer Unterhose bekleidet herumtollen, sondern auch der singende nackte Pavarotti von gegenüber, oder aufmerksamkeits-hungrige Haustiere gemeint. 

Eine stabile Internetverbindung und ein möglichst heller Raum sind natürlich auch von Vorteil, damit sich die Gesprächspartner*innen sowohl gut sehen, als auch hören können.

Wir machen die Erfahrung, dass es für Bewerbende oft eine Premiere ist, sich Online vorzustellen, es also ihr erstes Vorstellungsgespräch auf digitalem Weg ist. Als umso wichtiger erachten wir es daher, dass der Einstieg möglichst offen und locker erfolgt, so dass eine gute und authentische Atmosphäre geschaffen wird, soweit dies trotz physischer Distanz möglich ist.

Es ist hilfreich, wenn der Gesprächsverlauf auch via Bildschirm einem roten Faden folgt: Der richtigen Vorbereitung kommt eine bedeutende Rolle zu. Aus akustischen Gründen empfehlen wir Gesprächspartner*innen zu Beginn jedes Gesprächs, sich stets auf Stumm zu schalten und das Mikrofon nur beim Sprechen einzuschalten. So kann man sich auf das Gegenüber fokussieren und verliert nicht unnötig Energie im Filtern der Hintergrundgeräusche.

Betreffend den Tools die zum Einsatz kommen, sind wir flexibel: Am wichtigsten ist, dass sich alle damit zurecht finden. Welche Tools wir normalerweise verwenden haben wir zum Beispiel hier beschrieben.

Eine grosse Herausforderung bleibt das Lesen von Körpersprache: An was erkenne ich, ob es passt? Ob jemand ‘sich selber’ ist? Wie manifestiert sich Interesse, Sympathie, Ablehnung und so weiter? Diese Herausforderung ist der Grund wieso wir glauben, dass physische Treffen auch in Zukunft - trotz den vielen spannenden Ansätzen rund um Online Collaboration Tools, oder auch VR und AR - sehr wichtig bleiben.