Mit dem Ziel optimale Bedingungen für Agilität und Selbstorganisation zu schaffen und zugleich kulturgerecht agieren zu können, hat Apps with love Entscheidungsboards, flache Hierarchien und agile Arbeitsmethoden eingeführt. Damit haben wir uns mit Apps with love in eine Richtung entwickelt, in der wir unsere eigenen Regeln und Abläufe bestimmen, sowie unsere Prozesse und Strukturen selber gestalten und optimieren. Daraus werde ich hier einige Erkenntnisse und Beispiele aufzeigen.
Wie definieren wir Erfolg?
Ist es die beeindruckende Kundenliste? Der übertroffene Jahresumsatz? Die gewonnenen Awards? Natürlich sind das Zeichen des Erfolgs, aber Erfolg misst sich nicht allein an Wachstum oder vollen Auftragsbüchern, Erfolg wie wir es verstehen, zeigt sich daran wie stark sich die Mitarbeiter mit dem eigenen Unternehmen identifizieren und wie gerne sie ihre Zeit dort verbringen. Oft hört man, dass die Projekte ein Unternehmen voranbringen, aber eigentlich ist es die in einem Unternehmen gelebte Kultur, die dieses stark und gesund für die Zukunft macht. In einem erfolgreichen oder bekannten Unternehmen zu arbeiten bedeutet noch lange nicht das die Arbeit glücklich macht. Auch der Lohn sei Studien zufolge nicht der Kündigungsgrund Nr. 1 - sondern eine Unternehmenskultur die der eigenen zuwider läuft.
Die Lebensphasen eines Unternehmens
Es ist ganz normal und wichtig als Unternehmen verschiedene "Lebensphasen" durchzumachen. Wie wir Menschen starten wir voller Tatendrang und unbändiger Motivation. Dies ist aber auch eine kritische Phase die nicht jedes Unternehmen übersteht, man ist übermütig, verschätzt sich, oder wächst zu schnell. Wenn man es aber richtig macht, kann man die Energie nutzen und richtig durchstarten. Nun kann einem eigentlich nichts mehr stoppen, oder? Doch, der Alltag, die Fehleinschätzung nun alles planen zu wollen. Man erliegt schnell der Versuchung zu viel Bürokratie und Strukturen einzuführen die das ganze Unternehmen lähmen und die Mitarbeiter unzufrieden machen. Nun würde beim Menschen der Abbau beginnen, der unweigerlich tödlich endet. Ein Unternehmen befindet sich nun an einem entscheidenden Punkt. Entweder versinkt man in Aristokratie und Bürokratie, oder beginnt den Prozess der Selbstfindung: Man fragt sich warum man das Unternehmen gegründet hat, was einem getrieben hat, was der Spass daran war. Hier kann nun die Phase der Erneuerung beginnen wenn man den Funken wieder findet, Ballast abwirft und sich im ganzen Team auf ein klares Ziel oder eine Vision hinbewegt. Diese Erneuerung kann wieder Lust und Stabilität zurückbringen und das Unternehmen bewegt sich wieder auf einem sicheren Pfad.
Die Unternehmenskultur ist sensibel
Auch wenn es scheinbar gut läuft sollte man ständig an sich arbeiten. Ein Unternehmen ist kein statisches Gebilde. Unseres reagiert sensibel auf verschiedenste Faktoren: Zeitdruck, Überstrukturierung, Wachstum oder ein unharmonisches Team können die Kultur verändern und das Unternehmen schwächen.
Wie bleiben wir als Unternehmen gesund?
Organisches Wachstum (Stelle nur ein, wen du langfristig brauchst).
Nur das tun, was man selber am besten kann. Was andere besser können, auch mit anderen umsetzen.
Virtuelle Teams zentral organisiert.
Gross werden und dabei klein bleiben, mit guten Partnern die projektbezogen dazu stossen.
Projektanfragen sorgfältig prüfen und auch zugunsten der Kultur entscheiden.
Ständige Weiterentwicklung zulassen und fördern.
Wo lauern Fallen?
Tagesgeschäft
Abstand vom Alltagsgeschäft um neue Ideen und einen Gesamtüberblick zu bekommen.
Wachstum
Wachstum ist kein gesundes Unternehmensziel. Wir wachsen nur langsam und mit Bedacht. Niemand will Mitarbeiter entlassen wegen einem überstürzten Wachstum.
Überstrukturierung
Gewisse Strukturen sind wichtig und geben einem Unternehmen Halt, die Schwierigkeit ist das richtige Ausmass zu finden welches zu dem Unternehmen passt.
Jobs
Es gibt die Phase wo man jeden Job annehmen muss, irgendwann sollte man aber die Projekte auswählen die zum Unternehmen, der gewählten Strategie und Vision passen. Wer zu viele Projekte annimmt, lähmt das ganze Unternehmen und bekommt Schwierigkeiten Qualität zu liefern.
Wannabe
Spielt das Unternehmen etwas was es nicht ist, fällt das schnell auf. Um die Aussenwirkung muss man sich nicht kümmern, wenn man ist, wie man sein will.
In alle diese Fallen sind wir in unserer bald 7-jährigen Unternehmensgeschichte selber schon reingeraten.
Be yourself and feel free
Viele Unternehmen richten sich eher ein um Kunden zu beeindrucken als den Mitarbeiter ein inspirierendes Arbeitsumfeld zu bieten. Natürlich ist das eigene Office auch immer eine Möglichkeit zu zeigen was man kann und welche ästhetische Qualität die eigene Marke vertritt. Dennoch bin ich der Meinung, dass es in erster Linie um die Mitarbeiter geht, ihnen Raum für ihre Ideen und Arbeitsprozesse zu bieten. So haben wir bewusst wenig Corporate Einrichtung, jeder Mitarbeiter kann die Wände und Räume nach Belieben nutzen. Das sieht auf den ersten Blick vielleicht etwas chaotisch aus, aber der Wohlfühlfaktor steigt dadurch erheblich. Aber Achtung, nicht überall wo Startup drauf steht, ist auch Liebe drinnen wie uns dieser Artikel erzählt.
Representation vs. Workspace
Kultur ist König
Wie heisst es so schön: Der Kunde ist König. Jain... Klar sind Kunden wichtig und sie sollten gepflegt und gehegt werden, aber noch wichtiger ist die Kultur in einem Unternehmen. Ohne ein Team welches mit Spass, Herz und Motivation bei der Sache ist, profitieren die Kunden nicht von der besten Leistung. Wer erfolgreiche Projekte realisieren möchte, sollte Kunden ehrlich beraten. Nicht immer haben die Kunden recht, sie brauchen und erwarten auch die Expertise der Experten. Also ist auch Qualität König!
Kultur verspeist Strategie zum Frühstück
Peter Drucker
Der Qualitätsanspruch sollte nicht durch den Kunden definiert werden, sondern durch das Unternehmen, welches die Produkte für die Kunden herstellt. Der Anspruch an sich selber liegt im Idealfall weit über den Kundenerwartungen: Die Perfektion kommt durch die vielen kleinen Details die im Einzelnen kaum auffallen. Wer Perfektion will, plant in einem Projekt genug Zeit bei der Kreation am Anfang ein und am Ende für den Feinschliff. Bei App Projekten kommt oft schon ein MVP (Minimal Viable Product) in den Store. Damit es eine top App wird, braucht es aber nach dem ersten Release noch einigen Aufwand für Funktionsverbesserungen, Designfeinschliffe und Verbesserungen der User Experience.
Organisation DIY
Natürlich kann man bestehende Organisationskonzepte einführen wie z.B. Holokratie, doch wie jeder Mensch ist auch jedes Unternehmen und seine Mitarbeiter anders und es kann sich lohnen etwas mehr Zeit zu investieren und eine auf die eigene Situation zugeschnittene Organisation zu entwickeln.
Das Betriebssystem eines Unternehmens besteht aus:
Den gelebten gemeinsamen Absichten, der entstandenen Kultur und den eingeführten Ritualen und Strukturen (Organisationsprinzip).
Den Rollen der Menschen im Unternehmen und ihren Kompetenzen.
Der Infrastruktur (Arbeitsmittel, Maschinen und Einrichtung).
Will man engagierte Menschen, darf man nicht Angst haben vor transparenten Strukturen. Überträgt man dem Team Verantwortung, muss es auch selber Entscheidungen treffen können.
Selbstorganisierte Teams brauchen:
Eine gemeinsame Vision (Ziel/Sinn/Zweck)
Offene Kultur auf Augenhöhe (Feel free, feel good)
Gemeinsame Regeln, Rituale und Strukturen (How we do it)
Vorbilder (they can do it, we can do it)
Einfachheit (Less is more)
Gemeinsame Tools (Sync)
How we do it
Hier unsere Lösungsansätze bei Apps with love, also unsere Regeln, Rituale und Strukturen, mit denen wir uns organisieren aber auch ständig hinterfragen und erneuern. Ein wichtiges Ziel dieser Massnahmen war auch die Tranzparenz im Unternehmen zu erhöhen. Jeder Mitarbeiter sollte Bescheid wissen über Auftragslage, wichtige Ereignisse und Entscheidungen.
Rituale, Strukturen und Boards bei Apps with love
Regeln:
Alle Mitarbeiter dürfen teilnehmen und mitreden
Die Teilnahme ist freiwillig
Stand Up
Ein tägliches Meeting im Stehen, bei dem alle Anwesenden kurz der Reihe nach den Anderen mitteilen an was sie heute arbeiten und ob irgendwelche Hindernisse im Weg stehen.
So hat das ganze Team einen Überblick wer anwesend ist und an was gerade gearbeitet wird. So können auch gleich Synergien entstehen oder kleine Probleme geklärt werden. Das Stand Up dauert in der Regel nicht länger als 10 Minuten.
Analoge Prozessübersicht
Eine scheinbar einfache Verbesserung hat uns geholfen die Übersicht über unsere Projekte, Entwicklungsphasen und Projektteams zu behalten. Wir haben für jedes Projekt ein physisches Projektblatt auf dem der Projekttitel, Kunde, das Projektteam und die aktuelle Projektphase vermerkt ist. Die Projektleiter bewegen einfach den Pfeil wie bei einer Uhr zu der jeweiligen Phase in der sich das Projekt gerade befindet. So haben alle im Unternehmen eine Übersicht über alle laufenden Projekte und können ablesen wer für welchen Bereich in dem Projekt zuständig ist.
Diese Idee ist übrigens in einem unserer Kultur Boards entstanden.
Info-Board
Wöchentlich kommen wir zu einem Info-Board zusammen wo wir uns über Themen austauschen wie:
News & Inputs der Mitarbeitenden
News & Inputs über Apps with love
Aktuelle Kommunikation nach aussen
Sales Stand (Projektanfragen)
Helferlein Ziehung (Altpapierentsorgung & Allgemeine Ordnung)
Bestimmung des nächsten Boardleiters
Aufgaben Karten
Jede Woche gibt es eine Vielzahl von kleinen Aufgaben welche wir selber erledigen damit das Office funktioniert und ordentlich bleibt. Da es in der Vergangenheit nicht einfach war diese Aufgaben zu verteilen habe wir angefangen nach unserem Wochenmeeting Karten zu ziehen. Das ist keineswegs gerecht aber bietet viel mehr Spass und Nervenkitzel als ein einfacher Aufgabenplan. Mittlerweile haben wir eigene Karten entwickelt welche zu folgende Aufgaben verpflichten: Altpapier und Glasentsorgung, Leitung des nächsten Teammeetings, Pflanzen giessen, Tweet vom Firmenaccount absetzen, und Kaffeemaschinen pflege. Die Karten sind so formuliert das sie die Aufgabe augenzwinkernd in einem positiven Licht darstellt. Die Ziehung ist jedesmal ein aufregendes Ereignis und die aufgaben werden nicht mehr so negativ gesehen sondern als Teil des Spiels. Die Aufgaben und die Ziehung sind zu einem festen Ritual geworden welches von allen akzeptiert und umgesetzt wird.
Gemeinsames Essen
Mindestens einmal die Woche essen wir zusammen an einem Tisch und palavern über Bots und die Welt. Immer Dienstags kocht unser Küchenchef ein feines Mennu auf das wir uns die ganze Woche freuen.
Sales-Board
Jede Woche besprechen wir im Sales-Board gemeinsam neue Anfragen, welche Apps with love erhalten hat. Alle Mitarbeiter haben so immer eine aktuelle Übersicht über die Anfragen und können sich aktiv für eine Zu- oder Absage einbringen.
Folgende Kriterien helfen uns zu entscheiden:
Wie sieht die aktuelle Auftragslage aus?
Passt der Auftrag und Kunde zu unserer Vision und Kultur?
Haben wir Zeit und die richtigen Ressourcen dafür?
Lernen wir etwas Neues dabei?
Ist das Budget genügend hoch um etwas wirklich Gutes zu entwickeln?
Passt die geplante Vorgehensweise und Methodik zu uns?
Wie wird entschieden:
Meistens: Durch gemeinsame Übereinkunft und kurze Diskussionen
Ab und zu: Durch klare Entscheidungskriterien (Abstimmung) oder Know-how Träger z.B. Projekt- oder Salesverantwortliche
Kultur-Board
An einem zentralen Ort steht ein Topf, in welchen man beliebig viele Inputs in Form von beschriebenen Zetteln einwerfen kann. Etwa alle zwei Monate, oder einfach wenn der Topf voll ist, findet wieder ein Kultur-Board statt. Jeder Input, jedes Anliegen wird ohne Vorbehalte besprochen und bei Bedarf bis zum nächsten Board weiterverfolgt - oder im besten Falle gleich gelöst.
Das Kultur-Board dauert nur jeweils eine Stunde und doch sind die Ergebnisse beachtlich. Die Mitarbeiter haben einen Ort, wo sie Themen einbringen können, die im Alltagsgeschäft oft zu kurz kommen, oder für welche normalerweise die Zeit fehlt. Dies bedeutet nicht, dass sie nicht ebenso wichtig sein können. Es kann für das Arbeiten befreiend sein, ein Thema, welches einem am Herzen liegt, aufzuschreiben und die Gewissheit zu haben, dass es im Kultur-Board besprochen wird. So muss ich es nicht ständig mit mir herumtragen und habe den Kopf wieder frei.
Damit das Kultur-Board funktioniert, muss im Unternehmen und in der Unternehmensführung die Bereitschaft bestehen, die Themen und die daraus resultierenden Massnahmen ernst zu nehmen und gegebenenfalls auch umzusetzen.
Regel: Es geht ausschliesslich um Themen, die nichts mit spezifischen Projekten zu tun haben.
Mehr zum Kultur-Board in diesem Blogartikel.
ID-Board
Etwa 3-4 mal im Jahr nehmen wir uns einen Tag Zeit um an eigene Ideen und Projekten zu arbeiten. Man tüftelt an einem selbst gewählten Projekt, oder schliesst sich einer Idee von einem anderen Mitarbeiter an. So entstehen ganz neue Konzepte und Lösungsansätze die oft gar nichts mit unserem Kerngeschäft zu tun haben uns aber dennoch befruchten.
Thirsty Friday
Immer am ersten Freitag im Monat rufen wir den Thirsty Friday aus. Nach Feierabend öffnen wir unsere Türen und Kühlschränke, jeder ist willkommen und es gibt Bier, Grill, Gespräche und Spiele. Oft durchmischt sich dann das Team mit Interessierten, Freunden und Kunden.
Time to play
Dieses Ritual wird durch einen Zufallsgenerator zweimal die Woche ausgelöst. Eine Melodie erklingt und erinnert alle daran aufzustehen und ein Spiel zu spielen. Auch wenn man die Möglichkeiten zum Spielen im Office hat, steckt man doch oft in der Arbeit fest und wenn man mal Lust hätte, ist es schwierig andere zu motivieren. Darum haben wir das automatisiert und es funktioniert ganz gut - wir spielen viel häufiger. Natürlich machen da auch unsere Kunden gerne mit, wenn sie zufällig anwesend sind. Spielen während der Arbeitszeit fördern wir ausdrücklich, da es für den Rücken, die Augen und den Geist gut ist, für einen Moment was ganz anderes zu tun. Auch der regelmässige Kontakt mit den anderen Mitarbeitern hat natürlich viele positive Auswirkungen.
Motivation lässt sich auf lange Sicht nicht kaufen, aber man kann Bedingungen schaffen, in der sich eine positive Unternehmenskultur entwickelt und sich Mitarbeiter entfalten können.
Till Könneker / Co-Founder von Apps with love
Orden und Ehrenmedaillen
Ein Ordensystem gibt uns die Möglichkeit spielerisch unsere gegenseitige Anerkennung auszudrücken und herausragende Leistungen zu belohnen. Diese Orden gibt es für herausragende Leistungen bei einem Projekt und für Treue zum Unternehmen. Zu den Jahresmedaillen die ab 3 Jahren das erste mal verliehen werden, hat man einen Wunsch frei, welcher vom Unternehmen erfüllt wird.
Solche Dinge spielen eine grosse Rolle, das zeigen zumindest wieder einmal Studien. Im IBM Forschungszentrum in Zürich und in einem Callcenter wurde untersucht, was Ehrentitel bewirken. Das Resultat: Wer eine Auszeichnung erhält, der arbeitet nachher besser. Wer leer ausgeht, der arbeitet nicht schlechter. Bei diesem Ritual steht bei uns aber der Spass im Vordergrund.
Auch in der Projektphase haben wir einige Rituale von denen ich hier zwei erwähnen will, da sie das Erlebnis unserer Kunden mit Apps with love verbessern.
Needfull Cards
Wir haben ein Kartenset entwickelt in welchem wir, neben Weisheiten aus dem Team, eine umfangreiche Sammlung der wichtigsten Begriffe rund um die Entwicklung von Apps zusammengetragen haben. So können unsere Kunden nach und nach zu App-Experten werden und Know-how sammeln. Eine Liste der Fachbegriffe haben wir auch auf unserer Webseite zugänglich gemacht.
Love Letter
Jeweils nach dem ersten Upload im App Store übergeben wir den Kunden einen "Love Letter" mit dem App-Icon und einem kleinen Ausschnitt aus dem Sourcecode. Die Love Letter werden jeweils vom Projektleiter unterschrieben und kommen in einem schlichten schwarzen Rahmen.
Menschen sind nie komplett zufrieden. Doch die Unzufriedenen verändern die Welt.
Till Könneker / Co-Founder von Apps with love
Play & Error
Es sind also viele kleinere Programme im "Betriebssystem" welche unser Unternehmen fit und gesund halten und die Mitarbeiter zufriedener machen können. Jedes Unternehmen ist anders und sollte seine Organisationsformen individuell abstimmen. Wichtig ist es keine Angst vor Testläufen zu haben: Ob etwas funktioniert oder nicht weiss man erst wenn man es probiert hat. Wenn es eine Verbesserung bringt, kann das ein grosser Gewinn sein, wenn nicht, probiert man etwas Anderes aus.
Wir sind so weit gegangen, dass wir auch das heisse Eisen Löhne angefasst haben und ein eigenes faires Lohnmodell entwickelt haben, welches alle Mitarbeitenden gleich behandelt und uns viel Entspannung bringt. Dazu mehr in diesem Blogartikel.
Egal wie viel Effort man in die Organisation und Unternehmenskultur steckt, es wird Rückschläge geben und Sachen die nicht so funktionieren wie gedacht. Es ist ein ständiges daran Arbeiten und sich Hinterfragen. Jeder Rückschlag kann aber auch ein wichtiges Learning für die Zukunft sein.
