En vue de générer des conditions idéales pour l'adresse et l'autodétermination tout en préservant la culture d'entreprise, Apps with love a mis en place des tableaux de décision, des hiérarchies horizontales et des pratiques de travail flexibles. Avec Apps with love, nous avons ainsi évolué dans une direction où nous déterminons nos propres règles et procédures, et où nous concevons et optimisons nous-mêmes nos processus et nos structures. J'en tirerai ici quelques enseignements et exemples.
Les étapes de la vie d'une entreprise
Il est tout à fait normal et important pour une entreprise de passer par différentes "phases de vie". Comme les êtres humains, nous démarrons pleins d'entrain et d'une motivation sans faille. Mais c'est aussi une phase critique que toutes les entreprises ne surmontent pas: on est trop confiant, on se méprend ou on grandit trop vite. Mais si l'on s'y prend bien, on peut utiliser l'énergie et prendre un bon départ. Rien ne peut plus vous arrêter, n'est-ce pas? Si, le quotidien, l'erreur de jugement de vouloir tout planifier. On succombe vite à la tentation d'introduire trop de bureaucratie et de structures qui paralysent toute l'entreprise et rendent les collaborateurs mécontents. C'est alors que commencerait chez l'homme une dégradation dont l'issue serait inévitablement fatale. Une entreprise se trouve alors à un moment crucial. Soit on s'enfonce dans l'aristocratie et la bureaucratie, soit on entame le processus de découverte de soi: On se demande pourquoi on a créé l'entreprise, ce qui nous a poussé à le faire, quel était notre plaisir. C'est là que peut commencer la phase de renouvellement si l'on retrouve l'étincelle, si l'on jette du lest et si toute l'équipe se dirige vers un objectif clair ou une vision. Ce renouveau peut redonner de l'envie et de la stabilité et l'entreprise peut à nouveau évoluer sur un chemin sûr.
La culture d'entreprise est sensible
Même si tout semble bien se passer, il faut toujours travailler sur soi. Une entreprise n'est pas une structure statique. La nôtre est sensible aux facteurs les plus divers: la pression du temps, la surstructuration, la croissance ou une équipe peu harmonieuse peuvent modifier la culture et affaiblir l'entreprise.
Comment rester en bonne santé en tant qu'entreprise?
Croissance organique (n'engage que ceux dont tu as besoin à long terme).
Ne faire que ce que l'on sait faire le mieux. Réaliser avec d'autres ce que d'autres font mieux que soi.
Les équipes virtuelles organisées de manière centralisée.
Devenir grand tout en restant petit, avec de bons partenaires qui nous rejoignent en fonction des projets.
Examiner soigneusement les demandes de projets et décider aussi en faveur de la culture.
Autoriser et promouvoir le développement continu.
Où se trouvent les pièges?
Affaires courantes
Prendre du recul par rapport aux activités quotidiennes afin d'avoir de nouvelles idées et une vue d'ensemble.
Croissance
La croissance n'est pas un objectif sain pour une entreprise. Nous ne nous développons que lentement et de manière réfléchie. Personne ne veut licencier des collaborateurs à cause d'une croissance précipitée.
Surstructuration
Certaines structures sont importantes et permettent de soutenir une entreprise, la difficulté est de trouver la bonne mesure qui convient à l'entreprise.
Emplois
Il y a une phase où l'on doit accepter tous les emplois, mais à un moment donné, il faut choisir les projets qui correspondent à l'entreprise, à la stratégie et à la vision choisies. Si on accepte trop de projets, on paralyse toute l'entreprise et on a du mal à fournir de la qualité.
Wannabe
Si l'entreprise joue quelque chose qu'elle n'est pas, cela se remarque rapidement. Il n'est pas nécessaire de se préoccuper de l'image extérieure si l'on est ce que l'on veut être.
Nous sommes nous-mêmes tombés dans tous ces pièges au cours de nos presque sept années d'existence.
Soyez vous-même et sentez-vous libre
De nombreuses entreprises aménagent leurs bureaux pour impressionner leurs clients plutôt que pour offrir à leurs collaborateurs un environnement de travail inspirant. Bien sûr, avoir son propre bureau est toujours une occasion de montrer ce que l'on sait faire et la qualité esthétique que représente sa marque. Mais je pense qu'il s'agit avant tout d'offrir aux collaborateurs un espace pour leurs idées et leurs processus de travail. Ainsi, nous avons volontairement peu de mobilier d'entreprise, chaque collaborateur peut utiliser les murs et les espaces à sa guise. Au premier abord, cela peut paraître un peu chaotique, mais le facteur de bien-être en est considérablement augmenté. Mais attention, il n'y a pas de l'amour partout où il est écrit Startup, comme nous le raconte cet article.
Représentation vs. espace de travail
La culture est reine
Comme on le dit si bien: le client est roi. Oui, c'est vrai... Il est clair que les clients sont importants et qu'il faut les soigner et les chérir, mais la culture d'une entreprise est encore plus importante. Sans une équipe qui s'investit avec plaisir, cœur et motivation, les clients ne bénéficient pas des meilleures prestations. Pour réaliser des projets réussis, il faut conseiller honnêtement les clients. Les clients n'ont pas toujours raison, ils ont besoin et attendent aussi l'expertise des experts. La qualité est donc également reine!
La culture mange la stratégie au petit déjeuner
Peter Drucker
L'exigence de qualité ne devrait pas être définie par le client, mais par l'entreprise qui fabrique les produits pour les clients. Dans l'idéal, l'exigence envers soi-même est bien supérieure aux attentes des clients: La perfection vient des nombreux petits détails qui, individuellement, ne se remarquent guère. Pour atteindre la perfection, il faut prévoir suffisamment de temps pour la création au début et pour les finitions à la fin d'un projet. Dans les projets d'app, un MVP (Minimal Viable Product) est souvent déjà dans le store. Mais pour que l'application soit au top, il faut encore faire quelques efforts après la première version pour améliorer les fonctions, peaufiner le design et améliorer l'expérience utilisateur.
Organisation DIY
On peut bien sûr mettre en place des concepts d'organisation existants comme l'holocratie, mais comme chaque personne, chaque entreprise et ses employés sont différents et cela peut valoir la peine d'investir un peu plus de temps pour développer une organisation adaptée à sa situation.
Le système d'exploitation d'une entreprise se compose de:
Les intentions communes vécues, la culture qui s'est développée et les rituels et structures (principe d'organisation) mis en place.
Les rôles des personnes dans l'entreprise et leurs compétences.
L'infrastructure (outils de travail, machines et installations).
Si l'on veut des personnes engagées, il ne faut pas avoir peur des structures transparentes. Si l'on confie des responsabilités à l'équipe, elle doit aussi pouvoir prendre des décisions elle-même.
Les équipes auto-organisées ont besoin:
Une vision commune (but/sens/objectif)
Une culture ouverte d'égal à égal (Feel free, feel good)
Des règles communes, Rituels et structures (How we do it)
Modèles (they can do it, we can do it)
Simplicité (Less is more)
Outils communs (Sync)
Comment nous procédons
Voici les solutions que nous avons trouvées chez Apps with love, c'est-à-dire les règles, les rituels et les structures qui nous permettent de nous organiser, mais aussi de nous remettre en question et de nous renouveler en permanence. Un objectif important de ces mesures était également d'augmenter la transparence au sein de l'entreprise. Chaque collaborateur doit être au courant de l'état des commandes, des événements importants et des décisions.
Rituels, structures et conseils chez Apps with love
Les règles:
Tous les collaborateurs peuvent participer et donner leur avis
La participation est volontaire
Debout
Une réunion quotidienne debout au cours de laquelle toutes les personnes présentes communiquent brièvement à tour de rôle aux autres ce sur quoi elles travaillent aujourd'hui et si des obstacles se dressent sur leur chemin.
C'est ainsi que toute l'équipe a une vue d'ensemble de qui est présent et de ce sur quoi elle travaille actuellement. Cela permet aussi de créer des synergies ou de résoudre de petits problèmes. Le stand up ne dure en général pas plus de 10 minutes.
Aperçu du processus analogique
Une amélioration apparemment simple nous a permis de garder une vue d'ensemble de nos projets, des phases de développement et des équipes de projet. Pour chaque projet, nous avons une fiche de projet physique sur laquelle figurent le titre du projet, le client, l'équipe de projet et la phase actuelle du projet. Les chefs de projet déplacent simplement la flèche, comme sur une horloge, vers la phase dans laquelle se trouve le projet. Ainsi, tout le monde dans l'entreprise a une vue d'ensemble de tous les projets en cours et peut lire qui est responsable de quel domaine dans le projet.
Cette idée est d'ailleurs née dans l'un de nos Cultural Boards.
Info-Board
Chaque semaine, nous nous réunissons pour un Info-Board où nous échangeons sur des sujets tels que
News & Inputs des collaborateurs
News & Inputs sur Apps with love
Communication actuelle vers l'extérieur
Sales Stand (demandes de projets)
Aide tirage (élimination du vieux papier & ordre général)
Désignation du prochain responsable du conseil
Tâches Cartes
Chaque semaine, il y a une multitude de petites tâches que nous effectuons nous-mêmes pour que le bureau fonctionne et reste ordonné. Comme il n'était pas facile de répartir ces tâches dans le passé, nous avons commencé à tirer des cartes après notre réunion hebdomadaire. Ce n'est pas du tout équitable, mais c'est beaucoup plus amusant et excitant qu'une simple liste de tâches. Entre-temps, nous avons développé nos propres cartes qui nous obligent à effectuer les tâches suivantes: Éliminer le vieux papier et le verre, diriger la prochaine réunion d'équipe, arroser les plantes, envoyer un tweet depuis le compte de l'entreprise et entretenir la machine à café. Les cartes sont formulées de manière à présenter la tâche sous un jour positif, en guise de clin d'œil. Le tirage est à chaque fois un événement excitant et les tâches ne sont plus perçues de manière négative, mais comme faisant partie du jeu. Les épreuves et le tirage au sort sont devenus un rituel bien établi, accepté et appliqué par tous.
Repas en commun
Au moins une fois par semaine, nous mangeons ensemble autour d'une table et palabrons sur les bots et le monde. Tous les mardis, notre chef prépare un délicieux mennu que nous attendons avec impatience toute la semaine.
Sales-Board
Chaque semaine, nous discutons ensemble au sein du Sales Board des nouvelles demandes reçues par Apps with love. Tous les collaborateurs ont ainsi toujours un aperçu actuel des demandes et peuvent participer activement à une acceptation ou à un refus.
Les critères suivants nous aident à prendre une décision:
Quel est le carnet de commandes actuel?
La mission et le client correspondent-ils à notre vision et à notre culture?
A-t-on le temps et les ressources nécessaires pour cela?
Apprenons-nous quelque chose de nouveau ?
Le budget est-il suffisamment élevé pour développer quelque chose de vraiment bien?
L'approche et la méthodologie prévues nous conviennent-elles?
Que décidera-t-on:
La plupart du temps: par un accord commun et de brèves discussions
De temps en temps : par des critères de décision clairs (concertation) ou des porteurs de savoir-faire, par exemple des responsables de projet ou de vente
Conseil de la culture
Un pot est placé à un endroit central, dans lequel on peut déposer autant d'inputs que l'on veut sous la forme de feuilles de papier. Tous les deux mois environ, ou simplement lorsque le pot est plein, un nouveau Kultur-Board a lieu. Chaque input, chaque demande est discutée sans réserve et, si nécessaire, suivie jusqu'au prochain board - ou, dans le meilleur des cas, résolue immédiatement.
Le Kultur-Board ne dure qu'une heure à chaque fois, mais les résultats sont considérables. Les collaborateurs disposent d'un lieu où ils peuvent aborder des thèmes qui sont souvent négligés dans les activités quotidiennes ou pour lesquels le temps manque normalement. Cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas être tout aussi importants. Il peut être libérateur pour le travail d'écrire un sujet qui nous tient à cœur et d'avoir la certitude qu'il sera discuté au Kultur-Board. Ainsi, je n'ai pas besoin de le porter constamment sur moi et j'ai à nouveau l'esprit libre.
Pour que le Kultur-Board fonctionne, il faut que l'entreprise et sa direction soient prêtes à prendre au sérieux les thèmes et les mesures qui en découlent et, le cas échéant, à les mettre en œuvre.
Règle: il s'agit exclusivement de thèmes qui n'ont rien à voir avec des projets spécifiques.
Plus d'informations sur le Kultur-Board dans cet article de blog.
Conseil de l'ID
Environ 3-4 fois par an, nous prenons une journée pour travailler sur nos propres idées et projets. Nous bricolons sur un projet que nous avons choisi ou nous nous joignons à une idée d'un autre collaborateur. C'est ainsi que naissent des concepts et des solutions tout à fait nouveaux, qui n'ont souvent rien à voir avec notre activité principale, mais qui nous enrichissent néanmoins.
Vendredi de la soif
Chaque premier vendredi du mois, nous organisons le Thirsty Friday. Après le travail, nous ouvrons nos portes et nos frigos, tout le monde est le bienvenu et il y a de la bière, des grillades, des discussions et des jeux. Souvent, l'équipe se mélange alors avec des personnes intéressées, des amis et des clients.
Le temps de jouer
Ce rituel est déclenché deux fois par semaine par un générateur aléatoire. Une mélodie retentit et rappelle à tous de se lever et de jouer à un jeu. Même si l'on a la possibilité de jouer au bureau, on est souvent pris par le travail et si l'on a envie de jouer, il est difficile de motiver les autres. C'est pourquoi nous l'avons automatisé et cela fonctionne très bien - nous jouons beaucoup plus souvent. Bien sûr, nos clients participent aussi volontiers s'ils sont présents par hasard. Nous encourageons expressément le jeu pendant les heures de travail, car c'est bon pour le dos, les yeux et l'esprit de faire quelque chose de complètement différent pendant un moment. Le contact régulier avec les autres collaborateurs a bien sûr aussi de nombreux effets positifs.
La motivation ne s'achète pas à long terme, mais il est possible de créer des conditions dans lesquelles une culture d'entreprise positive se développe et où les collaborateurs peuvent s'épanouir.
Till Könneker / cofondateur d'Apps with love
Décorations et médailles d'honneur
Un système de médailles nous permet d'exprimer de manière ludique notre reconnaissance mutuelle et de récompenser les performances exceptionnelles. Ces médailles récompensent l'excellence dans un projet et la fidélité à l'entreprise. Les médailles annuelles, qui sont attribuées pour la première fois à partir de 3 ans, sont accompagnées d'un vœu que l'entreprise exauce.
De telles choses jouent un grand rôle, c'est du moins ce que montrent une fois de plus les études. Au centre de recherche IBM de Zurich et dans un centre d'appel, on a étudié l'effet des titres honorifiques. Résultat: celui qui reçoit une distinction travaille mieux par la suite. Celui qui n'obtient rien ne travaille pas moins bien. Mais dans ce rituel, c'est le plaisir qui prime chez nous.
Même dans la phase de projet, nous avons quelques rituels dont je voudrais mentionner deux ici, car ils améliorent l'expérience de nos clients avec Apps with love.
Cartes nécessaires
Nous avons développé un jeu de cartes dans lequel nous avons rassemblé, outre la sagesse de l'équipe, une vaste collection des termes les plus importants concernant le développement d'apps. Nos clients peuvent ainsi devenir peu à peu des experts en apps et accumuler du savoir-faire. Nous avons également mis à disposition une liste des termes techniques sur notre site web.
Lettre d'amour
Après le premier téléchargement dans l'App Store, nous remettons aux clients une "love letter" contenant l'icône de l'application et un petit extrait du code source. Les Love Letter sont toujours signées par le chef de projet et sont présentées dans un cadre noir sobre.
Les gens ne sont jamais complètement satisfaits. Mais les insatisfaits changent le monde.
Till Könneker / cofondateur d'Apps with love
Play & Error
Il y a donc de nombreux petits programmes dans le "système d'exploitation" qui peuvent maintenir notre entreprise en forme et en bonne santé et rendre les collaborateurs plus satisfaits. Chaque entreprise est différente et devrait adapter ses formes d'organisation de manière individuelle. Il est important de ne pas avoir peur de faire des tests: On ne sait si quelque chose fonctionne ou non qu'après l'avoir essayé. Si cela apporte une amélioration, cela peut être un grand bénéfice, sinon, il faut essayer quelque chose d'autre.
Nous sommes allés si loin que nous avons également abordé le sujet brûlant des salaires et développé notre propre modèle salarial équitable, qui traite tous les collaborateurs de la même manière et nous apporte beaucoup de détente. Vous en saurez plus en lisant cet article de blog.
Quels que soient les efforts déployés dans l'organisation et la culture d'entreprise, il y aura des échecs et des choses qui ne fonctionneront pas comme prévu. C'est un travail permanent et une remise en question. Mais chaque revers peut aussi être un apprentissage important pour l'avenir.
Comment définir le succès?
Est-ce la liste impressionnante de clients? Le chiffre d'affaires annuel dépassé? Les prix remportés? Bien sûr, ce sont des signes de succès, mais le succès ne se mesure pas seulement à la croissance ou aux carnets de commande pleins, le succès tel que nous l'entendons se mesure à la mesure dans laquelle les collaborateurs s'identifient à leur propre entreprise et à la mesure dans laquelle ils aiment y passer du temps. On entend souvent dire que ce sont les projets qui font avancer une entreprise, mais en réalité, c'est la culture vécue dans une entreprise qui la rend forte et saine pour l'avenir. Travailler dans une entreprise prospère ou connue ne signifie pas pour autant que le travail rend heureux. Selon des études, le salaire n'est pas non plus la première raison de démissionner, mais plutôt une culture d'entreprise qui va à l'encontre de la sienne.